Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2026-06-12 — Versie v2

1. Wie verwerkt uw gegevens? (Art. 13.1.a AVG)

Mens Hairfashion (Opoeteren, Maaseik — BE)
Gruitroderlaan 4A, 3680 opoeteren
Ondernemingsnummer / BTW: BE0879217995
Contact privacy: privacy@menshairfashion.be

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, "AVG") en de Belgische Kaderwet van 30 juli 2018.

2. Heeft u contact met een functionaris voor gegevensbescherming? (Art. 13.1.b AVG)

Voor de schaal van onze onderneming is een formele DPO (Data Protection Officer) niet wettelijk verplicht. U kunt voor alle privacy-vragen rechtstreeks contact opnemen met de zaakvoerder via privacy@menshairfashion.be.

3. Voor welke doelen verwerken wij uw gegevens, en op welke rechtsgrond? (Art. 13.1.c AVG)

Afspraak boeken & bevestigen — uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b AVG). Gegevens: naam, e-mail, GSM-nummer, gekozen dienst, tijdstip.
SMS- en e-mail-herinneringen — uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b AVG). Gegevens: GSM, e-mail, naam, tijdstip.
Last-minute wachtlijst — toestemming (Art. 6.1.a AVG). Gegevens: naam, GSM, e-mail, gewenste datum. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link in onze communicatie.
Contact- / belverzoek-formulier — voorbereiding overeenkomst (Art. 6.1.b AVG). Gegevens: naam, e-mail, GSM, bericht.
Boekhouding (bonnen, omzet) — wettelijke verplichting (Art. 6.1.c AVG). Gegevens: factuurregels, bedragen.
Beveiliging & misbruikbestrijding — gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG). Gegevens: gehashte IP-adressen, login-pogingen, user-agent.
Bezoekersstatistieken (Google Analytics) — toestemming via cookie-banner (Art. 6.1.a AVG + e-Privacy). Gegevens: cookie-ID, geanonimiseerd IP, pagina-pad.

4. Aan wie geven wij uw gegevens door? (Art. 13.1.e AVG)

Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende categorieën verwerkers:

Onze hostingprovider (Theory7, theory7.net) — opslag van de applicatie en database, en verzending van transactionele bevestigings- en herinneringsmails via onze eigen mailserver op deze hostinginfrastructuur.
Onze SMS-gateway (SMSTools, smstools.be) — verzending van afspraakherinneringen.
Google Analytics (Google LLC) — bezoekersstatistieken, alleen na uw toestemming.
Google Maps / Google Fonts — UI-elementen, geserveerd via onze eigen proxy waar mogelijk.

Met elk van deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten om de veiligheid en privacy van uw gegevens te waarborgen. Een actueel register van verwerkers, inclusief vestigingsland en de status van de verwerkersovereenkomsten, kunt u hieronder inzien.

Register van verwerkers

Conform Art. 28 AVG sluiten wij met elke verwerker een verwerkersovereenkomst (DPA). Onderstaand overzicht toont met wie wij samenwerken, waarvoor, en in welk land uw gegevens worden verwerkt.

Verwerker	Dienst / doel	Vestigingsland	DPA-status
Theory7 theory7.net	Hosting — opslag van de applicatie en database, plus e-mailverzending (bevestigingen, herinneringen en bonnen) via onze eigen mailserver op deze infrastructuur	Nederland / EER	Actief — getekend
SMSTools smstools.be	SMS-gateway — afspraakherinneringen	België / EER	Actief — getekend
Google LLC	Analytics, Maps & Fonts — statistieken en UI-elementen	Verenigde Staten	Actief — DPF & SCC's

Voor alle verwerkers binnen de EER blijven uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte naar Google (VS) gebeurt onder het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) en aanvullende SCC's. Vragen over dit register? Mail privacy@menshairfashion.be.

5. Geeft u gegevens door buiten de EER? (Art. 13.1.f AVG)

Google Analytics is een Amerikaanse dienst. Doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt onder het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) en aanvullende Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's). Voor alle overige verwerkers blijven uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? (Art. 13.2.a AVG)

Onze bewaartermijnen per gegevenscategorie:

Afspraakgegevens (boeking: naam, e-mail, telefoon, dienst en tijdstip): deze worden bij de dagafsluiting op de dag van uw afspraak automatisch verwijderd (uiterlijk 14 dagen na de afspraak als vangnet). Vóór verwijdering kan een minimale zakelijke klantenlijst met uitsluitend uw naam en afspraakuur naar het beveiligde boekhoudadres worden verzonden.
Interne logboeken (boekingslog, behandelhistorie, sms-verzendlog): deze worden uiterlijk in de nacht na uw afspraakdag verwijderd.
Contactberichten / belverzoeken: 30 dagen na soft-delete, daarna definitieve verwijdering.
Last-minute-wachtlijst: na afloop datum + 30 dagen.
GDPR-toestemmingslog (juridisch bewijs): 7 jaar.
Beveiligingslogs & bezoekersstatistieken (gehasht IP): 30-90 dagen.
Klantenlijst dagafsluiting: uitsluitend naam en afspraakuur, maximaal 10 jaar wanneer gebruikt als boekhoudkundig bewijsstuk; eerder verwijderd zodra niet meer noodzakelijk.
Boekhoudkundige bonnen: 10 jaar (wettelijke verplichting voor relevante bewijsstukken).

Een gedetailleerd retentiebeleid is vastgelegd in onze interne documentatie en is op verzoek raadpleegbaar.

Intern retentiebeleid

Dit overzicht beschrijft per gegevenscategorie waarom wij de gegevens bewaren, hoe lang de termijn loopt en welke actie na afloop wordt uitgevoerd.

Gegevenscategorie	Bewaartermijn	Reden	Actie na afloop
Afspraakgegevens boeking: naam, e-mail, telefoon, dienst en tijdstip	Tot de dagafsluiting op de dag van de afspraak (uiterlijk 14 dagen — vangnet)	Beheer van de afspraak, bevestiging en herinneringen via sms/e-mail.	Vóór verwijdering kan een minimale klantenlijst met alleen naam en afspraakuur naar het beveiligde zakelijke adres worden verzonden. Daarna volgt automatische verwijdering; het 14-dagenvangnet blijft actief.
Klantenlijst dagafsluiting klantnaam, medewerkernaam en afspraakuur	Maximaal 10 jaar wanneer gebruikt als boekhoudkundig bewijsstuk; eerder verwijderen zodra niet meer noodzakelijk	Zakelijke dagadministratie buiten de applicatieserver.	Verzending naar het admin-geconfigureerde zakelijke e-mailadres; geen dienst, telefoon of e-mailadres in de PDF. Mailbox en lokale opslag worden beveiligd en beheerd door de eigenaar.
Interne logboeken boekingslog, behandelhistorie, sms-verzendlog	Tot de nacht na de afspraakdag	Audit van boekingen/annuleringen en beheerondersteuning op de dag zelf.	Nachtelijke verwijdering van de records zodra uw afspraak voorbij is.
Contactberichten en belverzoeken	30 dagen na soft-delete	Opvolging van klantvragen en korte betwistingsperiode.	Definitieve verwijdering via het cleanup-proces.
Last-minute-wachtlijst	Na afloop datum + 30 dagen	Afhandeling van vrijgekomen plaatsen en controle van recente communicatie.	Automatische cleanup van verlopen inschrijvingen en aanbiedingen.
GDPR-toestemmingslog	10 jaar	Juridisch bewijs van toestemming en privacybeleid-versie.	Verwijdering na afloop van de bewijsperiode.
Beveiligingslogs en bezoekersstatistieken gehashte IP-adressen, user-agent en events	30 tot 90 dagen	Misbruikdetectie, technische foutanalyse en statistiek op basis van toestemming.	Logrotatie en automatische opschoning.
Boekhoudkundige bonnen	10 jaar	Wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht.	Verwijdering of archivering volgens boekhoudkundige regels.

Controle en uitzonderingen

Gegevens worden eerder verwijderd wanneer dat wettelijk kan en een geldig verwijderingsverzoek is verwerkt.
Een lopend geschil, fraudeonderzoek of wettelijke verplichting kan een langere bewaartermijn vereisen.
Gevoelige contactgegevens blijven versleuteld; logs bevatten geen volledige persoonsgegevens waar dat vermijdbaar is.

Dit overzicht vormt het actuele publieke retentiebeleid. Vragen over bewaartermijnen? Mail privacy@menshairfashion.be.

7. Welke rechten heeft u? (Art. 13.2.b, Art. 15-22 AVG)

Recht op inzage (Art. 15) — u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
Recht op rectificatie (Art. 16) — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering (Art. 17) — u kunt verzoeken dat wij uw gegevens wissen.
Recht op beperking (Art. 18) — u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht op overdraagbaarheid (Art. 20) — u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
Recht van bezwaar (Art. 21) — u kunt zich verzetten tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Recht om toestemming in te trekken (Art. 7.3) — voor verwerkingen gebaseerd op toestemming kunt u die op elk moment intrekken.

Stuur uw verzoek naar privacy@menshairfashion.be. Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand (Art. 12.3 AVG). U kunt ook gebruikmaken van de privacyverzoekpagina's in de footer; deze verwijzen naar hetzelfde gecontroleerde proces.

8. Klachten bij de toezichthouder (Art. 13.2.d AVG)

Bent u niet tevreden met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA / APD)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: 02 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Web: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Is verstrekking verplicht? (Art. 13.2.e AVG)

Het verstrekken van naam, e-mail en GSM-nummer is noodzakelijk om een afspraak te boeken en u te bereiken. Zonder deze gegevens kunnen wij geen afspraak vastleggen of bevestigen. Wij vragen geen geboortedatum en werken niet met een klantenkaart.

10. Geautomatiseerde besluitvorming (Art. 13.2.f AVG)

Wij maken geen gebruik van profiling of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor u.

11. Cookies

Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies en — alleen na uw toestemming — statistiek-cookies. Een volledig overzicht vindt u op de cookieverklaring.

12. Minderjarigen (Art. 8 AVG)

Onze diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen onder 13 jaar. Bij een online boeking gaan wij ervan uit dat de boeker 13 jaar of ouder is, of namens een minderjarige boekt met toestemming van een ouder of voogd.

13. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit beleid wijzigen wanneer wetgeving, technische omstandigheden of onze dienstverlening daarom vragen. De huidige versie en datum staan bovenaan deze pagina.